Penggunaan Microsoft Access 2007

BAB I

SEKILAS TENTANG MICROSOFT ACCESS

1.1.Pengantar

             Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

             Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

             Microsoft Access 2007 merupakan aplikasi yang digunakan untuk merancang dan mengelola database dengan sangat mudah. Kemampuan dan kemudahan fasilitas yang dimiliki membuat kita serasa dimanjakan oleh berbagai fitur dan fasilitas yang tersedia di dalam Microsoft Access 2007.

1.2.Sejarah

             Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

             Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

             Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

1.3.Kegunaan

             Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.

             Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

             Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.

1.4.Fitur

             Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL); query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.

             Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah versi mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine.

             Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit, Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure, meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya.

             Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data dengan constraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi program tersebut.

1.5.Pengembangan dengan Access

             Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat Query, Access menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman SQL. DI dalam Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber dari query, dan memilih field-field mana yang hendak dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeretnya ke dalam grid. Join juga dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret field-field dalam tabel ke dalam field dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan pengguna untuk melihat dan memanipulasi kode SQL jika memang diperlukan.

             Bahasa pemrograman yang tersedia di dalam Access adalah Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office. Dua buah pustaka komponen Component Object Model (COM) untuk mengakses basis data pun disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang hanya terdapat di dalam Access 97, dan ActiveX Data Objects (ADO) yang tersedia dalam versi-versi Access terbaru.

BAB II

MICROSOFT ACCESS 2007

2.1.Istilah-istilah Dalam Microsoft Access 2007

1. Database

Kumpulan data yang dipakai / ada dalam suatu lingkup tertentu, misalkan instansi, perusahaan dan lain-lain atau kasus tertentu.

2. DBMS

Kumpulan perangkat lunak yang digunakan untuk menangani semua pengaksesan ke database. Mempunyai fasilitas membuat, mengakses, memanipulasi, dan memelihara database. Bertujuan untuk efisien dan kenyamanan dalam memperoleh dan menyimpan informasi dalam database.

Fungsi-fungsi DBMS :

1.      Data Definition

2.      Data Manipulation

3.      Data Security dan Integrity

4.      Data Recovery dan Concurrency

5.      Data Dictionary

6.      Performance

3. RDBMS

Merupakan sekumpulan yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks digunakan untuk memanipulasi database.

Ada tiga prinsip dalam RDBMS :

1.      Data Definition

Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat ( dapat berupa angka / huruf ), cara relasi data, validasi dat dan lainnya.

2.      Data Manipulation

Data yang telah dibuat dan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa pengerjaan, seperti menyaring data, melakukan prose Query, dan seterusnya.

3.      Data Control

Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dan seterusnya.

4. Primary Key

Field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, dengan kata lain Primary Key menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama lainnya ( unik ).

Primary Key berguna saat menampilkan record hasil pencarian (searching), pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya berlangsung lebih cepat.

5. Query

Merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language ( SQL ). Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

1.      Untuk membuat / mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi dan sebagainya. Biasanya disebut dengan Data Definition Language ( DDL )

2.      Untuk memanipulasi data, yang biasanya dikenal dengan Data Manipulation Language ( DML ). Manipulasi data bisa berupa :

a.       Menambah, mengubah atau menghapus data

b.      Pengambilan Informasi yang diperlukan dari database, yang mana datanya diambil dari tabel maupun Query sebelumnya.

6. DDL dan DML

1.      DDL

Skema basis data dispesifikasikan oleh sekumpulan definisi dengan sebuah bahasa khusus yang disebut Data Definition Language ( DDL ). Hasil kompilasi DDL berupa tabel-tabel yang disimpan dalam sebuah file, disebut Data Dictionary ( Kamus Data ) atau Data Directory.

2.      DML

Adalah bahasa untuk memanipulasi data yaitu :

a.       Pengambilan Informasi yang disimpan dalam Basis Data

b.      Penyisipan Informasi baru ke Bata Data

c.       Penghapusan Informasi dari Basis Data

d.      Modifikasi Informasi ynag disimpan dalam Basis Data

7. SQL

Structured Query Language adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis data yang tergolong relasional. Standar SQL mula-mula didefinisikan oleh ISO ( International Standards Institute ) yang dikenal dengan sebutan SQL86.

8. Record / Tuple

Sebuah tipe data yang mengumpulkan beberapa item data dimana masingmasing tipe data dari item data ini berbeda-beda.

9. Field

Atribut data yang paling kecil yang merupakan kesatuan terkecil dalam suatu Data Base.

2.2.Memulai Access 2007

             Untuk memulai atau membuka program aplikasi Access 2007, ikuti langkah berikut ini:

1. Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Microsoft Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft Windows Vista.

2. Klik tombol  yang ada ditaskbar
3. Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.

2.3.Mengenal Ribbon sebagai User Interface Baru pada Access 2007

             Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti Menu, Toolbars, dan sebagian besar Task Panes yang ada di Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien.

A.     Pengganti menu dan toolbars pada Access 2007 biasa disebut Ribbon, yang dirancang untuk membantu bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang disediakan oleh Access 2007.

B.     Ribbon ini terdiri atas beberapa Tabs yang mengorganisasikan berbagai skenario khusus dan objek sesuai dengan jenis aktivitasnya.

C.     Masing-masing tab terdiri atas beberapa Groups.

D.     Setiap group terdiri atas beberapa Tombol Perintah atau Command Buttons.

             Jadi, Ribbon ini mempunyai fungsi dan isi yang sangat lengkap karena di dalamnya juga sudah mengandung menu, toolbars, tombol perintah (command buttons), galleries, dan kotak dialog. Selain standard Tabs yang ada pada Ribbon, Access 2007 juga menyediakan Tab lain yang biasa disebut Contextual Tab yang akan otomatis muncul ketika Anda sedang memilih atau bekerja dengan objek seperti table, picture, atau drawing.

             Semua Tab dan tombol perintah (Command Buttons) pada Ribbon selain dapat diakses menggunakan mouse, juga dapat diakses dengan tombol keyboard. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:

1.      Tekan tombol Alt di keyboard. Dengan langkah ini pada Ribbon akan ditampilkan KeyTips berupa angka atau huruf yang dapat digunakan untuk menjalankan Tab atau tombol perintah (Command Buttons).

2.      Selanjutnya tekan angka atau huruf yang mewakili Tab atau tombol perintah (Command Buttons). Apabila Anda menekan huruf yang mewakili Tabs, maka berikutnya akan menampilkan KeyTips untuk Tab yang Anda pilih.

2.4.Mengenal Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar dan Dialog Box Launchers

             Jendela kerja Access 2007 telah dilengkapi pula dengan Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar, dan Dialog Box Launchers.

1. Microsoft Office Button  yang berada di pojok kiri atas jendela kerja Access 2007 berfungsi untuk membuka menu.
2. Quick Access Toolbar ditempatkan di kanan Microsoft Office Button yang berisi kumpulan tombol perintah yang relatif sering digunakan.

3. Dialog Box Launchers berbentuk ikon kecil yang ada di sudut kanan bawah setiap Group pada masing-masing Tab. Dengan mengklik ikon Dialog Box Launcher tersebut, secara otomatis kotak dialog atau task pane yang terkait dengan Group tersebut akan dibuka.

2.5.Mengatur Konfigurasi Status Bar

             Status Bar akan menampilkan berbagai informasi yang dirasakan perlu ketika Anda sedang bekerja dengan jendela kerja Access 2007. Anda dapat mengatur konfigurasi Status Bar ini agar sesuai dengan kebutuhan, dengan cara mengklik tombol kanan mouse pada area Status Bar yang ada di bawah jendela kerja Access 2007. Dengan langkah ini, kotak dialog pemilihan isi Status Bar akan ditampilkan.

2.6.Mengenal dan Membuat Database Baru pada Microsoft Access 2007

             Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Sebagai contoh buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di perpustakaan, data koleksi musik & video, data siswa, data guru, data persediaan barang, data suplier, data pegawai, dan lain-lain.

             Untuk membuat database baru yang masih kosong, ikuti langkah berikut ini:

1. Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Microsoft Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft Windows Vista.
2. Klik tombol yang ada di taskbar.
3. Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.
4. Pada jendela Getting Started with Microsoft Office Access, pilih dan klik ikon Blank Database. Jendela Task Pane – Blank Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.

5. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan.
6. Untuk memilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, klik . Kotak dialog File New Database akan ditampilkan.

7. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file. Kemudian klik OK.
8. Klik tombol perintah . Tunggu sampai database baru yang masih kosong terbentuk.

2.7.Membuat Tables

Berfungsi sebagai penyimpan data dalam sebuah obyek.

Urutan langkah-langkah :

1. Klik ikon Blank DataBase

2. Kemudian beri nama DataBase yang dibuat dengan Akademika sebagai berikut :

3. Kemudian setelah itu tekan Create
4. Klik Design View

5. Kemudian masukan nama field dan tipe datanya seperti tampilan berikut ini

6. Klik 2 kali pada tabel Mahasiswa, maka akan muncul tampilan berikut :

2.8.Membuat Queries dengan Query Wizard

             Digunakan untuk menampilkan, menyunting, dan menganalisa suatu data dengan cara lain.

             Cara membuat Query dengan Query Wizard akan lebih mudah karena akan dibantu oleh Microsoft Access 2007.

             Berikut ini adalah langkah-langkah membuat Query dengan Query Wizard:

1. Buka File DataBase yang dimiliki kemudian pilih Toolbar Create kemudian klik Query Wizard.

2.      Kemudian akan muncul kotak New Query, lalu pilih Simple Query Wizard, klik Ok.

3.      Kemudian pilih pilih tabel yang diperlukan pada perlukan pada pilihan Tabel / Query.

4.      Keterangan :

Klik > untuk memilih field yang diperlukan dalam Query.

Klik < untuk membatalkan.

Klik >> jika memerlukan semua Field yang ada.

Pilih Field NIM, Nama dan IPK

5.      Klik Detail Show Every Field of Every Record atau Summary. Kemudian klik Next akan muncul jendela baru kemudian beri nama pada Query yang telah dibuat dan pilih Open The Query to View Information, Klik Finish.

6.      Berikut Hasilnya :

2.9.Membuat Form

Digunakan untuk membuat Control Proses memasukkan, memeriksa, dan memperbarui data.

Langkah-langkah membuat Form :

1. Untuk membuat suatu Form, dapat membuat berdasarkan pada tabel yang ada dengan memilih Form pada bagian Create. Sebelumnya pastikan dalam keadaan Datasheet View, bukan Design View, caranya dengan Double- Click pada nama Tabel.

2. Maka secara otomatis dapat mendapat suatu Form yang langsung berdasarkan pada Tabel KTP yang telah dibuat sebelumnya.

Gambar di atas menunjukkan tampilan Form View, selain itu ada juga tampilan Layout dan Design View dimana dapat mengatur tampilan Form. Terdapat pada bagian kiri atas menu Home.

Tampilan dari Design View digunakan untuk mengubah susunan dari Form sesuai dengan keinginan user. Di bawah adalah tampilan Design View.

3. Jika ingin memasukkan suatu data pada tabel KTP, maka harus masuk ke bagian Form View.

Pada tampilan di atas dapat memasukkan inputan data dimana secara otomatis maka data akan langsung tersimpan dalam Tabel KTP. Apabila ingin menambahkan data baru maka cukup dengan meng-click bagian Record yang berada pada bagian bawah tampilan.

Selanjutnya membuat tombol untuk navigasi. Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan :

a.       Bukalah Form yang telah dibuat kemudian pada ribbon Format pilih View dan pilih Design View.

b.      Kemudian akan tampilan seperti tampilan di bawah ini

c.       Kemudian pilih tanda Button

d.      Buat sebuah button pada Design Viewnya, kemudian akan muncul secara otomatis Button Wizard sebagai berikut :

e.       Kemudian pada Categories pilih Record Navigation dan apada Action pilih Go to First Record, lalu klik Next. Pilih label berupa Picture, klik Next lalu Finish. Jika semua benar maka akan muncul sebagai berikut :

f.        Dengan cara yang sama seperti no 5 di atas buat Button untuk Navigasi, Go to Next Record, Go to Previous Record, dan Go to Last Record. Dan juga untuk Record Operation berupa Add New Record, Delete Record dan Save Record. Serta sebuah Form Operation yaitu untuk Button Close Form.

2.10.        Membuat Report

            Report dapat diartikan dengan sebuah kata: ‘laporan’. Report merupakan salah satu fungsi pada Microsoft Access yang berguna untuk membantu kita membuat laporan mengenai data – data yang ada dalam database kita. Sebagai contoh, kita dapat menggunakan report untuk membuat laporan transaksi pada sebuah toko (pembelian dan penjualan), laporan data pegawai sebuah perusahaan, laporan stock dan status barang pada suatu gudang, dan lain – lain.

            Report (Laporan) merupakan hasil pengolahan data menjadi sebuah informasi yang sangat berguna bagi penggunanya dan program ini memiliki fasilitas laporan dalam bentuk print out. Report memudahkan user dalam pembuatan laporan ( Report ) dengan menyediakan fasilitas Report Wizard yang mampu untuk merancang beberapa bentuk laporan dan dapat memodifikasi bentuk laporan sesuai dengan pola yang diharapkan.

            Jadi, dengan menggunakan fasilitas report yang ada pada MS.Access, user lebih memahami informasi dari database tersebut

            Adapun Cara Pembuatan Report pada Microsoft Access 2007 adalah sebagai berikut:

1.      Buka Microsoft Access dan siapkan terlebih dahulu database Anda. (pada kesempatan kali ini kita akan menggunakan database bawaan dari Microsoft SQL Server yang bernama ‘Northwind.mdb’)

2.      Pilih table yang akan dibuat laporannya.

a.       Pada percobaan kali ini, gunakan table employees.

b.      Amati isi dari table Employees. Isi dari table Employees berupa Employee ID, Last Name, First Name, Title, Birth Date, dst …

c.       Pilih menu Create.

d.      Klik report

Percobaan yang baru saja kita lakukan adalah membuat reports dimana Microsoft Access secara otomatis men-generate report demi kemudahan dan kenyamanan pemakainya. Isi dari reports tersebut adalah semua field yang terdapat pada table Employees. Jika kita tidak puas dengan tampilan report yang sangat sederhana tersebut, kita dapat melakukan beberapa aksi yang dapat mempercantik dan memperindah laporan kita.

Sebelum mulai menghias dan menata letak report kita, perhatikan dulu di pojok kanan windows MS Access kita, ada 4 mode view yang dapat kita pilih:

a.       Report view : tampilan hasil report.

b.      Print view : tampilan jika report dicetak.

c.       Layout view : berisi tampilan dan menu untuk merubah layout report

d.      Design view : berisi tampilan dan menu untuk menambah atau mendesain sendiri report kita.

Advanced Report

Dalam beberapa kasus, report otomatis seperti yang sudah kita pelajari pada bagian sebelumnya memang praktis dan memudahkan penggunanya. Namun, ada kalanya ita dituntut untuk membuat laporan yang ringkas, padat, berisi, atau jelas. Bayangkan saja betapa membingungkannya jika seorang general manajer diserahi report yang berisi banyak sekali data yang sebenarnya tidak perlu kita lihat dari bawahannya. Oleh karena itulah, advanced report diperlukan sebagai solusi dari masalah tersebut. Dengan advanced report, kita dapat memilih sendiri bagian – bagian mana saja yang perlu dicantumkan dalam laporan kita. Tentu saja, kita juga dapat mendesain sendiri layout halaman yang akan kita gunakan. Pada bagian ini, terdapat beberapa opsi yang dapat kita pergunakan untuk membuat reports, antara lain:

a.        Blank reports (membuat dari awal dengan halaman layout)

b.        Report Design (membuat dari awal dengan halaman design)

c.        Report Wizard (membuat dari awal dengan wizard)

Kita akan mempelajari lebih jauh mengenai report – report tersebut dengan mengerjakan beberapa contoh dan latihan pada modul ini.

Blank Reports dan Report Design

Kedua jenis opsi ini hampir sama, bedanya adalah jika kita memilih blank report, maka kita memulai pekerjaan kita dengan layout view, sedangkan jika kita memilih report design, kita memulai pekerjaan kita dengan design view. Untuk mencoba kedua opsi ini, bukalah database kita terlebih dahulu dan persiapkan table yang akan kita pakai.

2.11.        Macro Pada Microsoft Access 2007

         Dengan menggunakan fasilitas ini, anda dapat melakukan otomasi untuk tugas-tugas tertentu, macro dapat membantu anda dalam mencetak report, menampilkan form atau mengeluarkan bunyi apabila anda menjalankan sebuah action (aksi tertentu). Dengan kata lain, macro merupakan sekumpulan dari satu atau lebih actions yang mana setiap action-nya menjalankan operasi-operasi tertentu.

         Dengan memanfaatkan fasilitas macro pada MS. Access maka kita dapat mengintegrasikan aksi-aksi dari database yang telah kita buat sebelumnya. Dengan tampilan yang actions yang berbentuk tombol membuat tampilan dari form kita terlihat lebih dinamis karena ketika tombol-tombol macro tersebut di klik maka user akan dibawa ke informasi lainnya yang telah disetting sedemikian rupa dengan macro. Fungsi-fungsi actions pada Macro seperti bunyi beep itu merupakan salah satu dari banyak fungsi lainnya. Silahkan anda coba untuk melihat perbedaan dari fungsi-fungsi tersebut.

         Berikut adalah langkah-langkah cara membuat macro yang akan menampilkan report yang sebelumnya telah di buat tadi yang dibarengi dengan bunyi beep.

1.      Pada jendela database, klik Macros pada area Objects

2.      Klik ikon New pada toolbar jendela database.

3.      Pada jendela Design Macro yang muncul, klik tombol list pada baris pertama kolom Action.

4.      Pada Kolom action pilih aksi yang anda inginkan. Contoh : "Beep"

5.      Klik tombol list pada kolom Action baris kedua lalu klik tombol panah ke bawah dan pilih sesuai kebutuhan anda. Contoh "Open Report"

6.      Pada area Action Arguments dibawah jendela design macro, klik Report Name dan pilih file report yang akan di buat macro nya. Contoh "Merk Supplement".

7.      Selanjutnya klik View untuk memilih aksi nya. Contoh "Print Preview", maka hasilnya akan terlihat seperti Print Preview pada MS. Word.

8.      Klik Save pada toolbar lalu tutup jendela design

9.      Pada jendela report yang anda pilih tadi, klik ikon Run.

10.  Maka akan muncul jendela report dibarengi dengan bunyi beep.

         Langkah selanjutnya adalah mengaplikasikan Macro yang telah dibuat tadi ke sebuah tombol pada form Report yang telah dibuat sebelumnya.

1.      Pilih Forms pada area Object di jendela database anda.

2.      Klik form yang telah anda buat sebelumnya. Lalu klik Design pada toolbar.

3.      Klik tombol Command Button pada toolbox. Apabila toobox tidak muncul, pada menu bar klik View > Toolbox.

4.      Klik pada area form untuk membuat Command Button.

5.      Tekan tombol Alt+Enter pada keyboard untuk menampilkan properties, pada jendela properties, klik tab Format.

6.      Ketik Report pada property Caption.

7.      Selanjutnya klik tab Event lalu klik text box pada property OnClick.

8.      Klik tombol list yang muncul lalu pilih macro anda. Contoh "Macro Report".

9.      Tutup jendela Properties

10.  Posisikan tombol Report sesuai yang anda inginkan.

11.  Klik Save pada toolbar

12.  Selanjutnya klik ikon form view pada toolbar untuk menampilkan form nya.

13.  Klik Tombol Report pada form

14.  Apabila muncul report yang telah anda buat dibarengi dengan bunyi beep berarti anda telah berhasil mengaplikasikan macro Macro Report ke sebuah tombol.

BAB III

KESIMPULAN

            Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2007 adalah program aplikasi database yang populer dan banyak digunakan saat ini. Dengan Access 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengelola database dengan secara mudah. Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien. User interface (UI) baru ini dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada.

            Microsoft Access 2007 merupakan aplikasi yang digunakan untuk merancang dan mengelola database dengan sangat mudah. Kemampuan dan kemudahan fasilitas yang dimiliki membuat kita serasa dimanjakan oleh berbagai fitur dan fasilitas yang tersedia di dalam Microsoft Access 2007.

DAFTAR PUSTAKA

1.      www.google.com

2.      www.wikepedia.co.id/Microsoft Access 2007.   

3.      www.geocities.com/d0sh3ndr0/ifokom.swf

4.      http://databases.about.com/od/tutorials/Tutorials.htm

5.      http://www.bocsoft.net/blog/?p=13

6.      http://www.techtutorials.info/appaccess.html

7.      http://databases.about.com/od/tutorials/l/aareports1. htm 

8.      www.AstroDigi.com